Warum frei verfügbare KI-Modelle im Unternehmen nicht automatisch datenschutzkonform sind

KI-Modelle wie ChatGPT oder vergleichbare Dienste sind heute leicht zugänglich. Gerade kostenlose Versionen werden von Mitarbeitenden häufig spontan genutzt – aus Neugier, Zeitdruck oder dem Wunsch, Aufgaben schneller zu erledigen. Das ist nachvollziehbar und zeigt deutlich, welches Potenzial KI im Arbeitsalltag hat.

Im Unternehmenskontext entsteht daraus jedoch eine zentrale Herausforderung:
Was privat unkritisch erscheint, kann im Betrieb schnell zu Datenschutz- und Compliance-Risiken führen, wenn Nutzung, Daten und Verantwortung nicht klar geregelt sind.

Dieser Beitrag erklärt, warum insbesondere frei verfügbare KI-Modelle nicht automatisch datenschutzkonform sind, welche Risiken daraus für Unternehmen entstehen und warum eine saubere Implementierung und Nutzung von KI im Unternehmen entscheidend ist.

KI-Nutzung im Unternehmensalltag – oft schneller als die Organisation

In vielen KMU zeigt sich aktuell ein ähnliches Bild:
Mitarbeitende entdecken KI-Tools selbstständig und setzen sie im Alltag ein – häufig ohne formale Freigabe oder klare Vorgaben.

Typische Einsatzszenarien sind:

• das Formulieren von E-Mails
• das Zusammenfassen von Dokumenten
• das Strukturieren von Informationen
• das Vorbereiten von Texten oder Berichten

Diese Nutzung ist aus Sicht der Mitarbeitenden effizient und hilfreich. Problematisch wird sie dort, wo reale Unternehmensdaten verwendet werden – oft unbewusst.

Die Geschwindigkeit, mit der KI genutzt wird, überholt dabei häufig die organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen im Unternehmen.

Warum kostenlose KI-Modelle datenschutzrechtlich kritisch sein können

Frei verfügbare KI-Modelle sind in der Regel für den privaten Gebrauch konzipiert. Sie bieten Unternehmen meist keine individuelle rechtliche Absicherung und keine spezifischen Vereinbarungen zur Datenverarbeitung.

Typische datenschutzrelevante Aspekte sind:

• fehlende oder nicht unterzeichnete Auftragsverarbeitungsverträge
• unklare Speicher- und Verarbeitungsprozesse der eingegebenen Daten
• mögliche Verarbeitung außerhalb der EU
• keine unternehmensspezifischen Kontroll- oder Löschmechanismen

Das bedeutet nicht, dass diese Modelle „unsicher“ sind. Es bedeutet jedoch, dass sie ohne organisatorische und rechtliche Einbettung nicht für den Unternehmensbetrieb gedacht sind.

Wie Datenschutzverstöße im Unternehmen konkret entstehen

Datenschutzverstöße im Zusammenhang mit KI entstehen selten vorsätzlich. In der Praxis sind sie meist das Ergebnis von Unklarheit und fehlender Sensibilisierung.

Typische Alltagssituationen

• Kundendaten werden zur Texterstellung eingegeben
• interne Dokumente werden zur Zusammenfassung genutzt
• Vertragsinhalte oder personenbezogene Informationen fließen in Prompts ein
• vertrauliche Inhalte werden aus Zeitdruck „kurz eingegeben“

Für den einzelnen Mitarbeitenden wirkt das effizient. Für das Unternehmen kann dies jedoch bedeuten, dass personenbezogene oder geschäftskritische Daten unkontrolliert verarbeitet oder weitergegeben werden.

Warum die Verantwortung immer beim Unternehmen liegt

Ein zentraler Punkt wird häufig unterschätzt:
Nicht das KI-Tool trägt die Verantwortung – sondern das Unternehmen.

Auch wenn Mitarbeitende eigenständig handeln, bleibt das Unternehmen verantwortlich für:

• Datenschutz
• Datensicherheit
• regelkonforme Verarbeitung
• organisatorische Kontrolle

Fehlende Richtlinien oder mangelnde Aufklärung schützen nicht vor Verantwortung oder Haftung. Gerade im Mittelstand, wo Rollen häufig mehrfach besetzt sind, wird diese Verantwortung nicht immer klar wahrgenommen.

Das eigentliche Risiko ist nicht die KI – sondern fehlende Struktur

Die entscheidende Erkenntnis lautet:
KI verursacht keine Datenschutzprobleme – unklare Nutzung tut es.

Ohne klare Regeln entsteht eine Art „Schatten-KI“:

• Nutzung außerhalb definierter Prozesse
• fehlende Transparenz
• keine Kontrolle über Datenflüsse
• Unsicherheit bei Mitarbeitenden

Das Risiko liegt nicht in der Technologie, sondern in der fehlenden organisatorischen Einbettung.

Warum eine saubere KI-Implementierung im Unternehmen entscheidend ist

Eine verantwortungsvolle KI-Implementierung bedeutet nicht, KI zu verbieten. Sie schafft vielmehr die Voraussetzung dafür, KI sicher, nachvollziehbar und produktiv nutzen zu können.

Dazu gehören unter anderem:

• klare Regeln, welche Daten genutzt werden dürfen
• definierte Verantwortlichkeiten
• geeignete technische Rahmenbedingungen
• Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden
• transparente Kommunikation

So wird KI vom unkontrollierten Einzelwerkzeug zu einem integrierten Bestandteil der Unternehmensorganisation.

Warum gerade KMU hier besonders gefordert sind

KMU verfügen meist nicht über:

• eigene Datenschutz- oder KI-Abteilungen
• dedizierte Compliance-Teams
• umfangreiche Kontrollmechanismen

Umso wichtiger ist ein klarer, pragmatischer Ansatz, der zur Größe und Struktur des Unternehmens passt. Komplexe High-End-Lösungen sind hier selten zielführend – klare Regeln und einfache Leitplanken dagegen schon.

Fazit – Datenschutzkonforme KI ist eine Führungsaufgabe

Frei verfügbare KI-Modelle sind leistungsfähig und im privaten Umfeld sinnvoll. Im Unternehmenskontext reichen sie jedoch ohne klare Implementierung und Nutzungskonzepte nicht aus, um datenschutzkonform eingesetzt zu werden.

Für den Mittelstand bedeutet das:

• KI nicht verbieten, sondern bewusst einordnen
• Nutzung nicht dem Zufall überlassen
• Verantwortung klar definieren

Ob KI im Unternehmen zum Risiko oder zur Entlastung wird, entscheidet nicht das Modell – sondern der verantwortungsvolle Umgang damit.

Weiterführende Informationen: